购货与付款循环内部控制的构成主要包括
①建立明确的职责分工制度。购货交易全过程可划分为请购原材料和商品、编制订购单、验收原材料和商品、储存已验收的原料和商品、记录负债、付款等一系列具体步骤和职能。上述步骤和职能应分别由不同的部门处理,即使在规模较小的企业,也要由不同的人员分工负责办理。
②采购部门根据使用部门填制的请购单(该单需经主管人员或授权人员批准)编制顺序编号的订货单,并将订货单副本分送会计部门和验收部门。
③购入的存货,均应由独立于釆购、储存等部门以外的验收部门或验收人员负责验收。验收部门应比较所收商品与订货单上的要求是否相符,并填写货物验收单,验收完毕应将验收的货物送交储存部门,并将验收单分别送采购部门、储存部门和会计部门。
④储存部门对经验收部门验收之后运送来的货物进行点验和检查后办理签收手续。
⑤收到购货发票后,应立即送交采购部门,将购货发票、订货单及验收单进行比较,确定货物种类、数量、价格、折扣条件、付就金额及方式是否相符,审核之后应将购货发票即送交会计部门。在付款之前,应提出付款申请书,经财务主管或有关负责人批准后方可付款。
⑥建立应付账款登记和核对制度。企业应建立并及时登记应付账款总账和明细账,总账与明细账应按月结账,相互核对;同时,定期或不定期同供货单位核对应付账款是否相符。
审计人员可通过收集和审阅与被审计单位购货循环有关的材料、文件,结合实地观察及向有关人员调査、询问,了解内部控制系统的流程及控制循环,采用适当方法(调査表法、流程图法、文字描述法等)将其描述出来,并纳入审计工作底稿。
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文章标签:内部控制 , 财务审计
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